Artículo 1.- Objeto: Los presentes lineamientos tienen como fin regular el procedimiento de reposición de los certificados de conclusión de estudios de Educación Preescolar, I y II ciclos de la Educación General Básica, III ciclo de la Educación General Básica, el Diploma de Conclusión de Estudios de Educación Diversificada en Ciencias y Letras y de los títulos de Bachiller en Educación Media y de Técnico Medio, con o sin el apoyo de la Adecuación Curricular Significativa, emitidos por un centro educativo público o privado, bajo los supuestos de deterioro del documento original, el cambio de nombre, cambio de apellidos o modificación del número del documento de identificación de la persona que ostenta del respectivo certificado o título, pérdida o robo.
Artículo 2.- Del Sistema Nacional de Consulta de Bachilleres y Técnicos Medios: La Dirección de Gestión y Evaluación de la Calidad, pone a disposición de la comunidad educativa costarricense el Sistema Nacional de Consulta de Bachilleres y Técnicos Medios, por sus siglas SICOBATEC. Este sistema representa una herramienta informática que compila y registra los datos oficiales de los títulos de Bachiller en Educación Media y en el Nivel Medio de Especialidades Técnicas, otorgados desde el año 1988 a la fecha por los centros educativos públicos y privados, permitiendo a la Administración llevar un control de la emisión de estos, y las consultas de los usuarios mediante el enlace web: http://www.dgec.mep.go.cr/sistema-de-registro-nacional-digital-de-bachilleres , lo anterior, de conformidad con Ley N°8968 del 07 de julio del 2011, Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales.
Artículo 3.- Gestión de la solicitud de reposición por parte del interesado: La persona que ostenta del título o su representante debidamente autorizado, deberá gestionar la reposición del título ante el centro educativo público o privado que emitió originalmente el documento. La solicitud antes indicada deberá acompañarse de los siguientes requisitos:
- Completar la información del “formulario para reposición de certificado o título”, presente en el Anexo 1 de estos lineamientos.
- Original y fotocopia del documento de identificación de la persona interesada: cédula de identidad costarricense, pasaporte o Documento de Identificación Migratorio para Extranjeros (DIMEX). El documento debe poseer vigencia, ser legible y encontrarse en buen estado.
- En caso de que la persona interesada no pueda realizar el trámite personalmente, deberá remitir una autorización por escrito, debidamente firmada y con fotocopia del documento de identificación de la persona solicitante y del autorizado.
- En el caso de los menores de edad, el trámite deberá ser realizado por el padre o la madre de familia, o la persona encargada legal del menor, para lo cual deberá aportar la documentación que haga constar dicha representación.
- Original del título que desea reponer. El documento original deberá entregarse por parte del interesado y permanecer con carácter permanente en custodia del centro educativo público o privado, dentro del expediente de la persona solicitante. En el caso de que la solicitud se realice por los supuestos de pérdida o robo se exime a la persona solicitante del presente requisito.
- Para los supuestos específicos de cambio de nombre, apellidos o número de documento de identificación, además de los requisitos establecidos en los incisos a), b), c), d) y e) de este artículo, la persona interesada deberá presentar una certificación de nacimiento expedida por el Registro Civil del Tribunal Supremo de Elecciones con el nombre, apellidos o número de documento de identificación correctos, la que quedará en el expediente del solicitante como respaldo del cambio solicitado.
En el caso de personas extranjeras, se deberá aportar el original y la copia del documento de identificación antiguo y el nuevo documento, las copias quedarán en el expediente del solicitante como respaldo al cambio solicitado.
En caso de pérdida o robo del certificado o título, además de los requisitos establecidos en los incisos a), b), c) y d) de este artículo, la persona interesada deberá presentar copia de la denuncia judicial emitida por la autoridad competente o en ausencia de la denuncia antes indicada, una declaración jurada dando fe del robo o pérdida del documento según el formato presente en el Anexo 2 de estos lineamientos.
Artículo 4.- Trámite de la solicitud por parte del centro educativo: El centro educativo público o privado posee la obligación de recibir toda solicitud de reposición.
- En caso de que la solicitud planteada no cumpla con los requisitos indicados en el artículo 4 de estos lineamientos, el centro educativo procederá a:
- Realizar la devolución de la solicitud presentada mediante oficio, indicando las razones de la devolución.
- Conservar copia de la solicitud en expediente de la persona solicitante para el seguimiento respectivo.
- Para los casos en que la solicitud de reposición cumpla con los requisitos previstos en el artículo 3 de los presentes lineamientos, el centro educativo procederá a:
- Revisar los archivos institucionales, denominados “Libros de otorgamiento de certificados o títulos (diploma)” y comprobar que la persona solicitante cursó y aprobó estudios en el centro educativo, y además, obtuvo la titulación correspondiente.
- Si existen los registros detallados en el apartado b.1) de este artículo, elaborará una nueva acta (Anexo 3) en el Libro de Actas de Otorgamiento de certificados o títulos, en la cual debe constar la razón de la reposición.
- De acuerdo con el acta detallada en el apartado b.2), se debe confeccionar el nuevo título realizando los cambios de nombre, apellidos o número de identificación cuando proceda, respetando en todo momento los datos de tomo, folio y número de certificado o título que se consignaron en el documento original.
Para todos los casos, el nuevo certificado o título de reposición llevará los datos de tomo, folio y número de título; asiento solo cuando esté presente en el acta original; además, deberá acompañarse de la nueva fecha de emisión y, al dorso del documento se debe indicar la siguiente leyenda:
- Para la elaboración de las actas y títulos se debe respetar los lineamientos establecidos en el documento Lineamientos y procedimientos sobre actas, certificaciones y títulos de bachiller en educación media, del 2015, emitido por la Dirección de Gestión y Evaluación de la Calidad.
- Para el desarrollo del procedimiento previsto en los apartados b.1) a b.4) y la entrega final del título al interesado, el centro educativo y demás instancias ministeriales participantes, contarán con un plazo de 15 días hábiles posteriores a la recepción formal de la solicitud de reposición.
Artículo 5.- Obligaciones a cargo de las personas supervisoras de centros educativos:
- Corresponde a la persona supervisora de educación, fiscalizar el proceso de reposición de certificados, así como firmar las respectivas actas y los siguientes certificados: Certificado de Conclusión de Estudios de Preescolar, Certificado de Conclusión de Estudios I y II ciclos de la Educación General Básica y el Certificado de Conclusión de Estudios de la Educación General Básica.
- La persona supervisora de centros educativos deberá garantizar el cumplimiento del plazo previsto en el apartado b.5 del artículo 4 de estos lineamientos, procediendo antes del vencimiento del mismo con la devolución al centro educativo del libro de actas y el certificado o título debidamente firmado y sellado.
Artículo 6.- Obligaciones a cargo de las personas directoras regionales de educación:
- Corresponde a la persona directora regional de educación, fiscalizar el proceso de reposición de títulos o diplomas, así como firmar las respectivas actas y los siguientes títulos: Diploma de Conclusión de Estudios de Educación Diversificada en Ciencias y Letras, Título de Bachiller en Educación Media y Título de Técnico Medio; con o sin el apoyo de la Adecuación Curricular Significativa.
- La persona directora regional de educación deberá garantizar el cumplimiento del plazo previsto en el apartado b.5 del artículo 4 de estos lineamientos, procediendo antes del vencimiento del mismo con la devolución al centro educativo del libro de actas y el certificado o título debidamente firmado y sellado.
Artículo 7.- Solicitud de archivos institucionales: En caso de que el centro educativo no tenga bajo su resguardo los libros de otorgamiento de certificado o títulos, el centro educativo puede optar por solicitar la información ante la supervisión escolar, la dirección regional de educación o la DGEC. Asimismo, los centros educativos privados o los interesados pueden optar por solicitar información a la Dirección de Educación Privada.
En los casos de ausencias de registros en el centro educativo, la supervisión escolar, la dirección regional de educación y la DGEC, la persona interesada deberá tramitar el procedimiento de perpetua memoria según las disposiciones ministeriales vigentes.
Artículo 8.- Asesoría y apoyo técnico: La asesoría y apoyo técnico para la implementación de los presentes lineamientos corresponde a la Dirección de Gestión y Evaluación de la Calidad.
Toda consulta o solicitud deberá dirigirse: al correo electrónico: direccion.dgec@mep.go.cr
Artículo 9.- Derogatorias: La emisión de los presentes lineamientos deroga el texto y los efectos del apartado N°9 del documento denominado “Lineamientos y procedimientos sobre actas, certificaciones y títulos de bachiller en educación media del año 2015”.
Artículo 10.- Vigencia: Los presentes lineamientos rigen a partir de su comunicación oficial a través de la Dirección de Presa del Ministerio de Educación Pública.
Elaborado por: DGEC
Revisado por: Ariana Montero Jiménez, Asesora Legal DGEC/ Fernando Sanabria Porras, Asesor Legal Despacho del Viceministerio Académico/ Luis Carlos Rodríguez León, Asesor Nacional DEAC.
Visto bueno: Sr. Pablo José Mena Castillo. Director. Dirección de Gestión y Evaluación de la Calidad
C.c. Despacho Viceministerio Académico.
Despacho Viceministerio Administrativo.
Despacho Viceministerio de Planificación Institucional y Coordinación Regional.