Lineamientos para la reposición de títulos, diplomas o certificados emitidos por centros educativos públicos o privados.

Artículo 1.- Objeto: Los presentes lineamientos tienen como fin regular el procedimiento de reposición de los certificados de conclusión de estudios de Educación Preescolar, I y II ciclos de la Educación General Básica, III ciclo de la Educación General Básica, el Diploma de Conclusión de Estudios de Educación Diversificada en Ciencias y Letras y de los títulos de Bachiller en Educación Media y de Técnico Medio, con o sin el apoyo de la Adecuación Curricular Significativa, emitidos por un centro educativo público o privado, bajo los supuestos de deterioro del documento original, el cambio de nombre, cambio de apellidos o modificación del número del documento de identificación de la persona que ostenta del respectivo certificado o título, pérdida o robo.

Artículo 2.- Del Sistema Nacional de Consulta de Bachilleres y Técnicos Medios: La Dirección de Gestión y Evaluación de la Calidad, pone a disposición de la comunidad educativa costarricense el Sistema Nacional de Consulta de Bachilleres y Técnicos Medios, por sus siglas SICOBATEC. Este sistema representa una herramienta informática que compila y registra los datos oficiales de los títulos de Bachiller en Educación Media y en el Nivel Medio de Especialidades Técnicas, otorgados desde el año 1988 a la fecha por los centros educativos públicos y privados, permitiendo a la Administración  llevar un control de la emisión de estos, y las consultas de los usuarios mediante el enlace web: http://www.dgec.mep.go.cr/sistema-de-registro-nacional-digital-de-bachilleres , lo anterior, de conformidad con Ley N°8968 del 07 de julio del 2011, Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales.

Artículo 3.- Gestión de la solicitud de reposición por parte del interesado: La persona que ostenta del título o su representante debidamente autorizado, deberá gestionar la reposición del título ante el centro educativo público o privado que emitió originalmente el documento. La solicitud antes indicada deberá acompañarse de los siguientes requisitos:

1. Completar la información del “formulario para reposición de certificado o título”, presente en el Anexo 1 de estos lineamientos.

2. Original y fotocopia del documento de identificación de la persona interesada: cédula de identidad costarricense, pasaporte o Documento de Identificación Migratorio para Extranjeros (DIMEX). El documento debe poseer vigencia, ser legible y encontrarse en buen estado.

3. En caso de que la persona interesada no pueda realizar el trámite personalmente, deberá remitir una autorización por escrito, debidamente firmada y con fotocopia del documento de identificación de la persona solicitante y del autorizado.

4. En el caso de los menores de edad, el trámite deberá ser realizado por el padre o la madre de familia, o la persona encargada legal del menor, para lo cual deberá aportar la documentación que haga constar dicha representación.

5. Original del título que desea reponer. El documento original deberá entregarse por parte del interesado y permanecer con carácter permanente en custodia del centro educativo público o privado, dentro del expediente de la persona solicitante.  En el caso de que la solicitud se realice por los supuestos de pérdida o robo se exime a la persona solicitante del presente requisito. 

6. Para los supuestos específicos de cambio de nombre, apellidos o número de documento de identificación, además de los requisitos establecidos en los incisos a), b), c), d) y e) de este artículo, la persona interesada deberá presentar una certificación de nacimiento expedida por el Registro Civil del Tribunal Supremo de Elecciones con el nombre, apellidos o número de documento de identificación correctos, la que quedará en el expediente del solicitante como respaldo del cambio solicitado.

En el caso de personas extranjeras, se deberá aportar el original y la copia del documento de identificación antiguo y el nuevo documento, las copias quedarán en el expediente del solicitante como respaldo al cambio solicitado.

En caso de pérdida o robo del certificado o título, además de los requisitos establecidos en los incisos a), b), c) y d) de este artículo, la persona interesada deberá presentar copia de la denuncia judicial emitida por la autoridad competente o en ausencia de la denuncia antes indicada, una declaración jurada dando fe del robo o pérdida del documento según el formato presente en el Anexo 2 de estos lineamientos.

Artículo 4.- Trámite de la solicitud por parte del centro educativo: El centro educativo público o privado posee la obligación de recibir toda solicitud de reposición.

1. En caso de que la solicitud planteada no cumpla con los requisitos indicados en el artículo 4 de estos lineamientos, el centro educativo procederá a:  

1. Realizar la devolución de la solicitud presentada mediante oficio, indicando las razones de la devolución.

1. Conservar copia de la solicitud en expediente de la persona solicitante para el seguimiento respectivo.

2. Para los casos en que la solicitud de reposición cumpla con los requisitos previstos en el artículo 3 de los presentes lineamientos, el centro educativo procederá a:

• Revisar los archivos institucionales, denominados “Libros de otorgamiento de certificados o títulos (diploma)” y comprobar que la persona solicitante cursó y aprobó estudios en el centro educativo, y además, obtuvo la titulación correspondiente.

• Si existen los registros detallados en el apartado b.1) de este artículo, elaborará una nueva acta (Anexo 3) en el Libro de Actas de Otorgamiento de certificados o títulos, en la cual debe constar la razón de la reposición.

• De acuerdo con el acta detallada en el apartado b.2), se debe confeccionar el nuevo título realizando los cambios de nombre, apellidos o número de identificación cuando proceda, respetando en todo momento los datos de tomo, folio y número de certificado o título que se consignaron en el documento original.

Para todos los casos, el nuevo certificado o título de reposición llevará los datos de tomo, folio y número de título; asiento solo cuando esté presente en el acta original; además, deberá acompañarse de la nueva fecha de emisión y, al dorso del documento se debe indicar la siguiente leyenda:

• Para la elaboración de las actas y títulos se debe respetar los lineamientos establecidos en el documento Lineamientos y procedimientos sobre actas, certificaciones y títulos de bachiller en educación media, del 2015, emitido por la Dirección de Gestión y Evaluación de la Calidad.

• Para el desarrollo del procedimiento previsto en los apartados b.1) a b.4) y la entrega final del título al interesado, el centro educativo y demás instancias ministeriales participantes, contarán con un plazo de 15 días hábiles posteriores a la recepción formal de la solicitud de reposición.

Artículo 5.- Obligaciones a cargo de las personas supervisoras de centros educativos:

1. Corresponde a la persona supervisora de educación, fiscalizar el proceso de reposición de certificados, así como firmar las respectivas actas y los siguientes certificados: Certificado de Conclusión de Estudios de Preescolar, Certificado de Conclusión de Estudios I y II ciclos de la Educación General Básica y el Certificado de Conclusión de Estudios de la Educación General Básica.

2. La persona supervisora de centros educativos deberá garantizar el cumplimiento del plazo previsto en el apartado b.5 del artículo 4 de estos lineamientos, procediendo antes del vencimiento del mismo con la devolución al centro educativo del libro de actas y el certificado o título debidamente firmado y sellado.

Artículo 6.- Obligaciones a cargo de las personas directoras regionales de educación:  

1. Corresponde a la persona directora regional de educación, fiscalizar el proceso de reposición de títulos o diplomas, así como firmar las respectivas actas y los siguientes títulos: Diploma de Conclusión de Estudios de Educación Diversificada en Ciencias y Letras, Título de Bachiller en Educación Media y Título de Técnico Medio; con o sin el apoyo de la Adecuación Curricular Significativa.

2. La persona directora regional de educación deberá garantizar el cumplimiento del plazo previsto en el apartado b.5 del artículo 4 de estos lineamientos, procediendo antes del vencimiento del mismo con la devolución al centro educativo del libro de actas y el certificado o título debidamente firmado y sellado.

Artículo 7.- Solicitud de archivos institucionales: En caso de que el centro educativo no tenga bajo su resguardo los libros de otorgamiento de certificado o títulos, el centro educativo puede optar por solicitar la información ante la supervisión escolar, la dirección regional de educación o la DGEC. Asimismo, los centros educativos privados o los interesados pueden optar por solicitar información a la Dirección de Educación Privada.

En los casos de ausencias de registros en el centro educativo, la supervisión escolar, la dirección regional de educación y la DGEC, la persona interesada deberá tramitar el procedimiento de perpetua memoria según las disposiciones ministeriales vigentes.

Artículo 8.- Asesoría y apoyo técnico: La asesoría y apoyo técnico para la implementación de los presentes lineamientos corresponde a la Dirección de Gestión y Evaluación de la Calidad.

Toda consulta o solicitud deberá dirigirse: al correo electrónico: direccion.dgec@mep.go.cr

Artículo 9.- Derogatorias: La emisión de los presentes lineamientos deroga el texto y los efectos del apartado N°9 del documento denominado “Lineamientos y procedimientos sobre actas, certificaciones y títulos de bachiller en educación media del año 2015”.

Artículo 10.- Vigencia: Los presentes lineamientos rigen a partir de su comunicación oficial a través de la Dirección de Presa del Ministerio de Educación Pública.

Elaborado por: DGEC

Revisado por: Ariana Montero Jiménez, Asesora Legal DGEC/ Fernando Sanabria Porras, Asesor Legal Despacho del Viceministerio Académico/ Luis Carlos Rodríguez León, Asesor Nacional DEAC.

Visto bueno: Sr. Pablo José Mena Castillo. Director. Dirección de Gestión y Evaluación de la Calidad

C.c.         Despacho Viceministerio Académico.

Despacho Viceministerio Administrativo.

Despacho Viceministerio de Planificación Institucional y Coordinación Regional.